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Ablauf des Vorstellungsgesprächs

Ablauf des Vorstellungsgesprächs: Diese 6 Phasen sind typisch

Für Sie mag ein Jobinterview eine aufregende Sache sein – für den Personaler ist es reine Routine. Kein Wunder, dass die meisten Personalverantwortlichen beim Bewerbungsgespräch nach Schema F vorgehen und einen klar strukturierten Ablauf verfolgen. Für Sie ist das von großem Vorteil: Der typische Ablauf eines Vorstellungsgesprächs gliedert sich nämlich in sechs Phasen, auf die Sie sich hervorragend vorbereiten können. Wie genau der Ablauf im Bewerbungsgespräch aussieht und was Sie beachten sollten, servieren wir Ihnen zusammen mit vielen Tipps im Ratgeber.

Inhaltsverzeichnis

Warum ist der Ablauf im Vorstellungsgespräch immer gleich?

Der immer gleiche Aufbau von Vorstellungsgesprächen ist nicht etwa der mangelnden Kreativität vieler Personaler geschuldet, sondern dient einem simplen Zweck: Er macht Sie mit der Konkurrenz vergleichbar. Die Personalverantwortlichen eines Unternehmens wollen schließlich herausfinden, warum Sie besser zu der ausgeschriebenen Stelle passen als Ihre Mitbewerber. Damit Sie dies beurteilen können, bewerten sie Sie und andere Jobsuchende in derselben Situation.

Darüber hinaus ist der typische Ablauf eines Vorstellungsgesprächs das Ergebnis jahrelanger (wirtschafts-)psychologischer Forschungsarbeit: Einige Unternehmen investieren regelmäßig hohe Beträge, um ihre Rekrutierungsprozesse zu optimieren und die perfekten Bewerber zu finden. Es gilt also: Auch wenn manches im Jobinterview locker und zufällig erscheint – gehen Sie lieber davon aus, dass Ihr Gegenüber einen konkreten Plan verfolgt. Genau deshalb ist die Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch so wichtig.

Wichtig: Auch wenn die meisten Bewerbungsgespräche einen typischen Ablauf haben, gibt es auch manche Personaler, die aus der Reihe tanzen. Manch ein Personalverantwortlicher tauscht vielleicht die einzelnen Phasen wild hin und her, während ein anderer komplett andere Strukturen vorgibt. Bewahren Sie deshalb immer größtmögliche Flexibilität, damit Sie auf Unerwartetes schnell reagieren können.

6 Phasen: Wie sieht der typische Ablauf im Vorstellungsgespräch aus?

Die meisten Vorstellungsgespräche dauern etwa dreißig Minuten, können sich aber auch bis zu einer Stunde hinziehen. Ob die Länge des Jobinterviews etwas über Ihre Chancen auf den Job aussagt, ist nicht unbedingt gewiss. Schließlich kommt es wie bei so vielen Dingen im Leben nicht auf die Quantität, sondern auf die Qualität an. So oder so: Sie können sich bei den meisten Unternehmen auf den folgenden typischen Ablauf im Bewerbungsgespräch einstellen.

Phase 1: Begrüßung, Vorstellung & Smalltalk

Wie jede gute Unterhaltung beginnt auch das Vorstellungsgespräch mit einem kurzen Warm-Up: Alle Anwesenden stellen sich kurz vor, begrüßen einander und schütteln sich die Hände. Anschließend gibt es ein wenig höflichen Smalltalk. Haben Sie gut hergefunden? Wie geht es Ihnen heute? Haben wir nicht ein herrliches Wetter? Diese und ähnliche Smalltalk-Fragen kennzeichnen die erste Phase im Ablauf des Vorstellungsgesprächs. Sie sollen die Stimmung etwas auflockern, dazu beitragen, dass Sie sich wohlfühlen und Ihnen eventuelle Hemmungen nehmen.

Tipps zur ersten Phase im Vorstellungsgespräch
Versuchen Sie in dieser ersten Phase des Bewerbungsgesprächs möglichst selbstbewusst, aber nicht überheblich aufzutreten. Bietet man Ihnen etwas zu trinken an, greifen Sie am besten zu stillem Mineralwasser. Antworten Sie auf Fragen höflich, aber versuchen Sie nicht, ein übertriebenes Geplänkel zu starten. Vermeiden Sie Informationen wie „Auf dem Weg hierher habe ich mich dreimal verfahren“ oder „Ich habe heute morgen doch glatt verschlafen“ – das wirkt nicht nur unprofessionell, sondern ist zudem irrelevant.

Phase 2: Unternehmensvorstellung

Die zweite Phase im Ablauf des Vorstellungsgesprächs ist durch die Vorstellung des Unternehmens durch den Personaler gekennzeichnet. Von der kurzen Historie über die aktuelle Personalsituation bis hin zu angebotenen Produkten und Dienstleistungen sowie zukünftigen Zielen kann alles dabei sein. Manchmal werden auch direkt Angaben zur ausgeschriebenen Position gemacht, sodass Sie einen guten Überblick darüber erhalten, was im Job auf Sie zukommen könnte.

Tipps zur zweiten Phase im Vorstellungsgespräch
Natürlich haben Sie sich im Vorfeld bereits ausführlich über das Unternehmen, bei dem Sie sich beworben haben, informiert. Zeigen Sie trotzdem Interesse, machen Sie sich gegebenenfalls Notizen und hören Sie aufmerksam zu. Manchmal können Sie bei Unklarheiten schon jetzt Nachfragen stellen. Ansonsten behalten Sie sich diese für die fünfte Phase des Bewerbungsgesprächs vor.

Phase 3: Selbstpräsentation

„Erzählen Sie uns doch nun ein bisschen mehr über sich“ – so oder so ähnlich lautet meist der Einstieg in die dritte Phase des Jobinterviews. Hier geht es um die Selbstpräsentation im Vorstellungsgespräch, bei der Sie kurz und prägnant zusammenfassen, wer Sie sind, was Sie und Ihre Motivation auszeichnet und weshalb gerade Sie den ausgeschriebenen Job bekommen sollten.

Tipps für die dritte Phase im Vorstellungsgespräch
Die Selbstpräsentation ist ein kurzer Monolog, trotzdem sollten Sie sich auf Zwischenfragen oder anschließende Fragen einstellen und sich hiervon nicht aus dem Konzept bringen lassen. Zitieren Sie nicht einfach nur die Stationen aus Ihrem Lebenslauf, sondern beschränken Sie sich auf das Wesentliche und stellen Sie Bezüge zur ausgeschriebenen Stelle her.

Wichtig: Im Ablauf eines Vorstellungsgesprächs werden insbesondere die zweite und dritte Phase gern getauscht. Das bedeutet, dass Sie erst aufgefordert werden können, etwas über sich zu erzählen, bevor der Personaler das Unternehmen präsentiert. Seien Sie auf diese Umstellung vorbereitet.

Phase 4: Fragen an den Bewerber

Im beispielhaften Ablauf im Bewerbungsgespräch folgt nun die Fragerunde. Hier stellt der Personaler Ihnen die typischen Fragen im Vorstellungsgespräch: Wo liegen Ihre persönlichen Stärken? Wo sehen Sie sich in fünf Jahren? Welches Buch lesen Sie aktuell? Hier geht es darum, Sie noch besser kennenzulernen und Dinge über Sie zu erfahren, die nicht in Ihrer Bewerbung standen.

Tipps für die vierte Phase im Vorstellungsgespräch
Bereiten Sie sich auf die typischen Fragen im Jobinterview unbedingt vor, damit Sie von ihnen nicht aus der Bahn geworfen werden. Versuchen Sie bei Ihren Antworten einen Bezug zur Stelle herzustellen, sofern es sich ergibt. Bleiben Sie dabei authentisch und immer bei der Wahrheit. Falls Sie eine Frage nicht verstehen, wiederholen Sie diese in eigenen Worten. Das bringt zusätzlich etwas Zeit zum Überlegen.

Phase 5: Rückfragen ans Unternehmen

Ganz gleich, ob es um den Ablauf im Vorstellungsgespräch für eine Ausbildung als Fluglotse oder den Ablauf eines Vorstellungsgesprächs für eine Führungskraft im Logistikbereich geht – in der fünften Phase sollten Sie unbedingt Rückfragen ans Unternehmen stellen. Hiermit zeigen Sie Interesse und dass Sie sich auf das Jobinterview vorbereitet haben.

Tipps zur fünften Phase im Vorstellungsgespräch
Keine Fragen ans Unternehmen zu stellen, wirft kein gutes Licht auf Sie, denn es zeugt von Desinteresse. Bereiten Sie deshalb einige Fragen zur Firma oder zum Job bereits im Vorfeld vor. Ergeben sich im Ablauf des Vorstellungsgesprächs weitere Fragen, können Sie natürlich auch diese thematisieren. Ungünstig ist allerdings, Fragen zu stellen, die bereits während des Gesprächs beantwortet wurden. Auch alle Fragen rund um Urlaubsansprüche, Gehaltserhöhungen und Co. sollten Sie lieber für sich behalten.

Phase 6: Organisatorisches

Sollten Sie im Verlauf des Vorstellungsgesprächs einen guten Eindruck hinterlassen haben, dreht sich nun alles um konkrete organisatorische Fragen. Wann können Sie beginnen? Wie steht es um eine mögliche Probezeit? Was für Gehaltsvorstellungen haben Sie? Eventuell gibt es außerdem Hinweise auf den Ablauf eines zweiten Vorstellungsgesprächs.

Tipps zur sechsten Phase im Vorstellungsgespräch
Bereiten Sie sich auf mögliche Gehaltsverhandlungen vor und recherchieren Sie, was Sie auf dem neuen Posten verlangen können. Treten Sie ruhig selbstbewusst auf, erwecken Sie aber nicht den Eindruck, dass Sie sich allein aufgrund guter Gehaltsaussichten beworben haben. Seien Sie außerdem nicht überrascht, wenn der Personaler das Thema überhaupt nicht anschneidet. Gerade wenn sich viele vielversprechende Jobsuchende beworben haben, wird dieser Gesprächsabschnitt häufig vertagt.

Im Anschluss erfolgt die Verabschiedung. Bleiben Sie hier auf jeden Fall höflich, auch wenn das Gespräch vielleicht nicht ganz so gut verlaufen ist, wie Sie es sich erhofft haben. Bedanken Sie sich für das Vorstellungsgespräch und geben Sie zu verstehen, dass Sie sich über eine Rückmeldung freuen.